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明确展会组织架构与选择营销机构
发布者:深圳展览公司|深圳展台搭建  发布时间:2014-7-9   阅读:3809次   
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举办展会需要利用各种资源,包括社会、商业、行政、国内外的资源等。而这些资源的整合和利用者,只能是展会主办方。

  明确展会的组织架构与合作伙伴,是展会主办方整合资源的基础工作。

  展会的组织架构和展会的合作伙伴,两者之间关系密切。因此,需要在策划工作中一并考虑。如何选择展会的批准、主办、承办、协办、支持等机构以及合作伙伴,基本原则有三:

  一是选择有利于提升展览会影响力的权威机构;二是选择有利于展会拓展市场的营销机构;三是选择有利于展会优化服务品质的服务机构。

  上世纪90年代,中国政府为规范展览业的发展,对展览设计实行工商登记管理。政府明文规定,举办展会必须要有主办机构,而且规定只有经过主办机构同意的展会才可申请工商登记。其程序是:主办机构须向展会的“实际主办方”出具同意主办展会的函件,即出具同意办展的“批文”,还要在工商部门提供的展会工商登记表上签署“同意”的意见,并加盖公章。

  在展览设计履行工商登记的实际操作中,工商部门认可的展会主办机构,首先是政府及其部门,其次是行业协会、商会或专业学会,再次是国有企业或国有事业机构。而且还要求这些机构必须与展会的主题有业务上或管理上的关联。

  由于商业性质机构不可能成为工商部门认可的展会主办机构,因而只能以“承办单位”的身份屈就于工商登记的申请文件中,连跨国公司都不例外。这种办展体制被业内称之为“主承办体制”。

  正是由于展览设计的行政审批制度催生了展会的“主承办体制”,而这一制度又给展会的“实际主办方”利用行政或行业资源提供了有效的通道,久而久之,国内展会就形成了由批准、主办、承办、协办、支持等单位架构在一起的组织形态。

  2010年7月,国务院公告取消了展会工商登记制度。

  展会组委会的设立及作用

  展会组委会这种组织架构形态,虽然与展会的行政审批和实行“主承办体制”密切关联,但在需要集合多种资源的大型活动中,如举办奥运会、全运会、国庆阅兵、纪念辛亥革命100周年等大型活动,主办方都必须设立组委会。

  在国内,设立组委会的展会主要是大型的“政府展”。展览设计一方面要体现展会的组织架构,另一方面要依靠这一架构发挥协调组委会内部各机构的作用。前者服务于展会对外宣传的需要,后者服务于展会内部运转的需要。

  展会组委会一般是临时性工作机构,不是在工商机关登记注册的法人实体。因此,组委会在展会的经营中并不承担法律责任。

  组委会的成员也非专职,随时可因工作需要,或因其职务调整,甚至因展会举办地点调整而变动。

  由此可见,对于大型的“政府展”而言,展览设计的组织架构决定了组委会的构成。但组委会并不等同于展会的组织架构,组委会是展会组织架构下的工作班子和工作平台。还必须认识到,“政府展”的组委会是地道的官方机构,其以行政手段自上而下地整合并配置包括政府资源在内的相关社会资源,用以推动展会的组织工作。因此,“政府展”组委会的基本工作方法就是政府行政的方法。

  选择营销机构

  “有利于展会设计拓展市场的营销机构”可分为两类:一类是主办方为扩大展位或广告销售业务而寻求的合作机构,一类是主办方为改进推广业务而寻求的合作机构。

  战略性合作伙伴,是指合作伙伴拥有展览会所需的客户资源,或是在展览业或展览主题所服务的行业中具有独特的影响力。业务性合作伙伴,是指合作伙伴接受主办方委托,承担展位或广告销售业务工作。

  无论是“政府展”还是“商业展”,展会设计的“实际主办方”都会从自身经营和发展的需要出发,确立展览会的组织架构。“政府展”确立组织架构后,一般会设立组委会;而“商业展”确立组织架构后,包括商请政府及其部门、行业协会、专业学会冠名主办的“商业展”,一般不会设立组委会。

  预定“展览档期”洽签合同

  立项工作中,在展会举办地点即展览场馆已经确定的前提下,确定举办时间就成为展会主办方需要提前落实的重要事项。国内的展览场馆的经营方习惯把展会的举办时间称为“展览档期”。展会主办方与展览场馆经营方商定“展览档期”,一般需要提前1年。

  此外,如果展会设计的配套会议对于会议设施及其服务有较高的要求,那主办方仅确定“展览档期”是不够的。所谓对会议设施及其服务有较高的要求,是指配套会议规模大(出席人数较多)、场次多(在同一时间内需要多个会议室)、出席者级别高(入住4星、5星级酒店的与会者较多)等。

  在签订租馆合同之前,展会主办方应实地考察展览场馆。

  配置并优化成员构成

  明确展会设计项目的性质与特点,是组建项目团队尤其是确定团队成员人数的重要前提。掌握展会项目的性质与特点,应从不同角度加以判断和分析。

  一般而言,展会设计项目团队内部均应配置营运、营销和销售三方面的业务人员。在新项目的团队中,尤其需要重视营运、营销人员的配置。这是因为新项目比老项目在推广和客服上需要花费更多的功夫,否则难以开拓市场,进而有可能影响展位的销售。此外,如主办方是新到一地举办展会,有许多公共关系需要拓展,不可能像老项目那样轻车熟路。

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